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忽视个人档案的教训

发布时间:2019-10-31 来源:

    档案是反映人生的真实记录,由于档案具有真实性、原始性,具有其他任何材料不可替代的依据和凭证作用,所以它具有极强的法律效益。档案不仅为单位用人,选人及人力资源研究,教学和管理等工作服务,同时,也为个人切身利益服务,帮助解决没有档案就无法解决的问题,对于个人来说,无论是就业、考研、公招、公考、出国政审还是职称评聘、社会保险、入党入团、退休手续的办理,以及各项证明的出具等都将以档案材料的审核为重要依据。但现实生活中,人们往往会忽视人事档案的重要性,档案意识淡薄,尤其是大中专毕业生和企业员工,认为档案对他们求职、就业没有什么帮助,对他们的生活、工作也没有什么影响,事实真的如此吗?

    档案真的过时了吗?在校大学生填写档案时,认为是在完成老师布置的作业;求职毕业生准备的“应聘材料”中也没有档案的一席之地;一些企业职工,认为保险的作用远远大于档案等等。据了解,在人才交流中心,有数以千份无人认领的档案过了义务保管期而失效。有关人士呼吁,档案不是鸡肋,它跟劳动者利益密切相关,没有档案, 在办理正式工作调动,落户以及办理退休,领取养老金时,都将面临尴尬。

    一、忽视,“以后未必用得着”

    2月17日,某市春季人才招聘会吸引了不少省内外的学子求职。

    景德镇陶瓷学院大四学生徐某说:他的档案不知是在学校,还是在原籍。来应聘只带了简历和求职表,不知道还要个人档案;在东华理工大学就读的学生陈某说,她来应聘是想锻炼自己的交际能力,根本没有想过档案之类的事;一些求职者反映,求职时用人单位都没有要求提供档案,有的甚至不知道档案是什么东西。

    裕民房地产开发有限公司负责招聘的李先生说,求职者有简历、身份证、学生证、学历证等有效证件即可,不需要提供档案;抚州华盛物流服务公司的王女士说,招聘员工主要是看求职者的工作能力和沟通能力,有无学历都不重要,档案就更不需要,给我档案公司也无处存放;招录会计要严格些,招聘者希望通过档案了解一些应聘者的“背景”,江西底盘厂的张先生:求职者被录用后,才会考虑档案的问题,不过,录用后有无档案并不重要。

    据了解,无论是民营、私营,还是大型国企,对求职者的档案都不太在意,大多用人单位也不考虑给务工者建立和延续档案,过去人们看重的个人档案,如今已不再是求职或上岗时一道“坎”或必须的一个硬件。

    某电子元件公司的在职员工有2160人,但公司没有为任何员工建立个人档案。笔者走访了三所驻抚大学的20名在读学生,当问到档案的作用和用途时,大部分学生都一无所知,甚至有少部分学生认为填写档案的材料都是帮学校填的,是学校交待的任务,自己以后根本用不着。

    张女士原在一家国企上班,后来换了几家私企,现在一家超市办公室上班,她说,不知道自己的档案在哪,原来在国企工作时,档案还有些作用,进了私企就没有作用了,私企只要一份简历,至于将来退休,劳保福利方面是否需要档案,她还没想过,“反正单位交了保险就够了”。

    在南昌大学读完本科,毕业已近一年的余小姐,先后换了几家私企,现在一家化工厂工作,学校多次给她打电话,让她去领档案,她没理会,因为她所在的企业不需要个人档案,领回来不知放哪里。

    二、冷落的档案无人认领

    连日阴雨,潮气较重,人才交流中心档案管理人员紧锁眉头,不时打开一个个长柜,将封口贴着封条的档案袋拍拍打打,整理一番。她愁的不是这些档案会受潮,而是大多已过了保管有效期,主人仍不来办理托管手续,失去应有作用的“废档案”让人惋惜,工作人员无奈地说。

    据了解此类失效的档案有成千上万,有学校转到当地人事劳动保障部门的,有省人力资源开发处转来的,还有极少数是由毕业生本人携带而来留存的。按照国家有关规定,大专院校毕业生毕业后免交两年档案管理费,在这期间内,如找到事业单位工作的,应到人事部门办理正常接交手续,如没找到工作,按相关规定,也应持学校开具的派遣证到当地人才交流中心办理人事档案代理托管手续,签订合同保留续存手续,否则档案将过期失效。这成千上万份档案,都已超过了四五年,有的档案已经十多年,主人既没有来办理接收手续,也没有办理托管手续。

    三、昂贵代价,买不回教训

    除了大中专学生,企业职工对档案的重视程度同样很低。陈女士原在一家纺织企业工作,后来企业倒闭。今年春节,企业留守人员告诉她不见她的档案,恐怕难以办理正常的退休手续,她才想起2006年取出档案托人办事,事情办完了,就将档案随手一丢,现在时过境迁,档案在哪里,根本找不到,无助之下,她来到市就业局企业职工档案托管中心询问。

    该中心负责人介绍说,经常有些粗心的职工丢失档案,前不久有位女士调档案出去,办完事后将档案随手一丢,当他再次需要利用档案时,却始终不记得档案扔在哪里,急得团团转,该女士来到档案托管中心称愿意出3万元钱补办档案,但是档案是无法补的。一直以来,有些下岗职工,爱将档案拿回家保管,或放在衣柜、或放在书本杂志中,在搬家或清理杂物时,很容易丢失。

    由于档案意识淡薄,很多大学生、改制企业职工都不知道档案的去向,据了解,抚州市档案馆查阅利用中心每天都会接到很多询问档案存放的电话,正所谓待到用时方知“贵”。

    四、档案到底有什么作用

    据市人事劳动保障局法规科的工作人员介绍,国家人保部和地方均有职工档案管理规定,个人档案记载着记录工龄、工资、工种等与劳动者享受各种待遇的相关材料,如果丢失就没法根据原始记录享受相应的待遇。如繁重体力劳动、有毒工种等特殊工种的工作年限认定不清,只能按照正常时间退休;如大学生档案丢失,大学生的身份将遭到质疑,即使有毕业证,一旦正规用人单位要查档案核对时,也会有麻烦。除了办社保,在正式工作调动和办理落户手续时,也都需要档案。总之,档案跟劳动者利益密切相关,没有档案,切身利益就无法保障。

    即使在私企工作,也需要像保险一样,有进企业的手续、工龄等证明,以便享受国家规定的年假天数,遇到相应事件还可以依照有关规定作出合法赔偿。然而在私企的从业人员,大多缺乏这方面的意识。

    没有工龄的证明,在达到法定退休年龄后,领取养老金也将面临利益损失。市社保部门有关负责人介绍说,没有档案的从业人员,他们只能按照《江西省城镇从业人员基本养老保险条例》第25条规定办理领取养老金手续。

    五、个人档案应怎样保管

    人才交流中心的负责人说,大中专毕业生不注重档案原因较多,主要有两方面:一是人事制度改革过程中,使档案的重要性被淡化,学生毕业后若到正规单位,档案会及时派上用场,而到民企等非公单位,则不会直接用上,让当事人觉得档案没有作用。二是当前就业存在困难,各高校就业指导中心一门心思帮学生找工作,却忽略了档案方面的知识宣传,使很多学生对档案方面的情况不甚了解。

    有关人士分析认为,2015年前档案涉及到管理费,对有稳定工作者不成问题,对刚毕业的大中专毕业生来说显得有些困难,按照以前有关政策,尚未就业的毕业生免费享受公共服务,但档案管理是否免费,没有明确规定,而且毕业生是否就业也不好认定,除了费用因素,最主要的还是宣传不到位,大中专毕业生对如何托管档案等方面不了解,不清楚,办理托管手续者寥寥无几,现在档案管理费用已经解决,国务院已明文规定取消收费,接下来,只要加大宣传力度,提高公民的档案意识,被冷落的档案就会激活。

    总之,档案的作用并没有淡化, 而是越来越重要,因为档案不但记录着每个人的人生过程, 还是公民享受社会福利的有效凭证。随着我国经济实力的不断提升,党中央会不断出台惠民政策,而这些惠民政策都要借助档案平台公平公正落实到位。因此,具有保管职能的单位必须加大宣传力度,提高公民的档案意识。 (抚州市档案局 吴向红 李芳兰)